Menurut Ardissa sebuah catatan (record) dalam pekerjaan
sosial khususnya dalam proses Social Casework, adalah suatu abtaksi dari apa
yang terjadi dalam situasi sosial antara klien dan pekerja sosial dalam proses
pemberian bantuan. Pencatatan pada dasarnya suatu abstraksi tentang apa yang
yang terjadi dalam relasi antara pekerja sosial dan kliennya pada proses
pemberian bantuan.
Catatan dapat juga dipandang sebagai suatu reproduksi dari
apa yang terjadi dalam situasi sosial khusus yang berarti, yang dapat
dipergunakan untuk menetapkan diagnose, perumusan masalah, penetapan tujuan/
sasaran, penentuan strategi/ tugas dan
stabilitasi usaha perubahan dan juga berguna dalam proses pemberian bantuan/
proses intervensi dan evaluasi.
Catatan dibuat secara tertulis seperti pada umumnya
dilakukan oleh pekerja sosial di Indonesia. Dan dalam perkembangannya,
pencatatan yang dilakukan oleh pekerja sosial sudah menggunakan audiotape dan
videotape. Catatan yang dibuat secara tertulis oleh pekerja sosial merupakan
sari dari persepsi pekerja sosial sendiri tentang klien. Klien yang membaca
case record tidak akan mendengar dan melihat perilakunya sendiri sebagai pelaku
melainkan melihat persepsi orang lain tentang dirinya.
Untuk apa pekerja sosial membuat catatan ?
Pekerja sosial membuat catatan tidak hanya untuk alat
komunikasi dalam usaha mempertanggung jawabkan segala tindakannya, tetapi juga
mempunyai tujuan dan maksud tertentu.
Adapun tujuan dari pencatatan oleh pekerja sosial, yaitu :
>> Praktikan
Catatan untuk tujuan praktik antara lain
digunakan dalam rangka :
a.
Pembuatan problem assessment (pengukuran masalah)
b.
Mengarahkan proses intervensi
c.
Bahan dalam bantuan evaluasi dan terminasi
>> Administrasi
Catatan untuk tujuan administrasi digunakan
sebagai :
a.
Bahan dala laporan pertanggung jawaban kepada
pihak yayasan, mas yarkat (donator, dll), pemerintah, dan sebagainya.
b.
Bahan untuk rapat kerja
c.
Bahan dalam proses evaluasi social service
delivery (penyampaian pelayanan sosial) dan analisis kebijakan sosial.
d.
Sebagai bahan untuk menilai seberapa jauh
pekerja sosial telah melakukan peranan sebagai pekerja sosial professional.
e.
Bahan untuk menilai kempuan interview,
memelihara relasi, dan mendiagnosa.
f.
Bahan untuk terapi, evaluasi, dan terminasi.
g.
Pertanggung jawababn terhadap lembaga badan
sosial.
h.
Dokumen dan sebagai dasar laporan statistic lembaga.
i.
Memelihara kelangsungan pelayanan terutama bila
terjadi pengalihan klien (referral atau transfer)
>> Supervise
Catatan untuk tujuan supervise digunakan
sebagai :
a.
Bahan dalam proses belajar mengajar.
b.
Bahan untuk menilai seberapa jauh pekrja sosial
telah melakukan peranan sebagai pekerja sosial professional.
c.
Bahan untuk menilai kemampuan interview,
memelihara relasi, mendiagnosa, terapi, evaluasi, dan terminasi.
>> Belajar Mengajar
Catatn untuk tujuan belajar mengajar
dikelas, antara lain :
a.
Memberikan contoh penerapan teori dalam proses
bantuan.
b.
Mempercepepat proses pemahaman terori dan
konsep.
c.
Mengoreksi dan perubahan intervensi.
d.
Evaluasi.
e.
Menentukan terminasi bantuan.
f.
Supervise
>> Penelitian
Catatan untuk tujuan penelitian antara lain
dipergunakan untuk :
a.
Mencari model praktik.
b.
Menguji efektifitas suatu metode.
c.
Bisa jga dalam policy – research (penelitian
kebijakan).
>> Komunikasi Antar Profesi
Sedangkan catatan untuk tujuan komunikasi
antar profesi digunakan untuk :
a.
Media komunikasi antar profesi pekerja sosial.
b.
Berbagai profesi
lain
Dalam kaitannya dengan tujuan- tujuan tersebut diatas, maka
yang paling penting dari suatu catatan professional isinya, hakekat situasi
kasus. Dan suatu keharusan dari pekerja sosial adalah mendapat informasi,
menulis apa yang ia piker berguna bagi proses assessment dan intervensi secara professional.